L’objectif général de cette mission était d’améliorer la visibilité des activités de l’UE en Azerbaïdjan.
L’objectif spécifique de cette mission était de mettre à jour la stratégie en communication de la Délégation de l’UE (DUE) et de développer ainsi que de mettre en œuvre des activités de visibilité et de communication à grande échelle pour cette Délégation, notamment :
L’organisation et la mise en œuvre de deux grands événements en plein air pour environ 5 000 à 10 000 participants chacun , en 2015 (Eurovillage Baku) et 2016 (EU Bus Tour, y compris Eurovillage à Ganja).
l’Eurovillage était organisé dans un espace public proéminent dans les villes, avec des stands représentant la Délégation de l'UE et les Etats membres , des stands d'information ainsi que divers stands d'activité comprenant une session de maquillage, des cours de danses européennes, un photomaton et un karaoké de chansons européennes. Une scène fut installée pour des spectacles et un programme de divertissement . Des questionnaires et des jeux furent proposés et les visiteurs purent gagner des cadeaux promotionnels avec le logo de l’UE. Les traiteurs fournirent divers aliments et boissons européennes. Une promenade autour d’artistes, vêtus tels des personnages européens de conte de fées divertirent les participants.
Le groupe visé par les Eurovillages était le grand public , mais principalement les familles accompagnées d’enfants et les jeunes adultes .
Particip a soutenu la Délégation de l'UE dans le développement du concept des événements ainsi que dans toutes les étapes de sa mise en œuvre , y compris (mais sans s'y limiter):

• dans la gestion et la supervision de la préparation et la mise en œuvre de l'événement ;
• dans l’établissement d'une proposition d'événement détaillée et dans la mise à disposition de toutes les autorisations nécessaires de l'administration locale ;
• dans la location de la salle, la location ou production de tous les équipements (tentes, bannières, tables, chaises, parapluies, scène avec grand écran etc.), dans le recrutement de main d’œuvre pour la sécurité, les premiers secours, l'assemblage, le démantèlement et le transport des matériaux avant, pendant et après l'événement ;
• dans l’établissement d’un programme détaillé pour la scène principale , dans la mise en relation avec et dans le recrutement d’artistes européens pour diverses performances

Exemples de personnalités ou d'artistes qui ont été présents à l'Eurovillage: Joan Franka et son groupe (chanteuse des Pays-Bas), Ana Rucner (violoncelliste croate), Berti Vogts (footballeur allemand), Traffic (bande estonienne), Iza Zaro (artiste de rue de France) etc ;

• dans la mise en relation avec et dans le recrutement du personnel local pour les stands d'activité (maquillage, karaoké, danse etc.) ;
• dans la mise en relation avec et dans le recrutement de divers traiteurs locaux offrant de la nourriture et des boissons européennes ++ ;
• dans la mise en relation et dans la coordination des bénévoles appuyant l'événement (tel que le personnel de soutien pour les stands etc.) et les diverses réunions d'information ainsi qu’un événement de remerciement après chaque Eurovillage ;
• dans le développement de l’identité visuelle pour les événements et son application à tous les objets promotionnels et matériel de communication de l'activité ;
• dans la mise à disposition de séquences vidéo des événements et des vidéos post-événement en anglais et en azerbaïdjanais ;
• dans la conception et production de matériel d'information et de promotion utilisé dans le contexte des événements. Articles inclus: ballons, t-shirts, casquettes de baseball, porte-clés, timbres;
• dans la conception et la production de "passeports Eurovillage", un livret avec une préface de l'ambassadeur de l'UE. Avec ce livret, les participants pouvaient collecter des points dans tous les stands et obtenir un cadeau une fois le passeport complété.
• dans la fourniture d'une diffusion médiatique complète pour assurer la couverture médiatique des événements.
• dans l’enquête auprès des visiteurs afin de recueillir des informations sur leurs impressions et leurs connaissances de l'UE.
• dans la gestion financière avec toutes les parties prenantes impliquées et dans le rapport à la délégation de l'UE selon les termes de référence.
• le stand de la Délégation de l'UE visait à mettre en lumière l'implication de l'UE en Azerbaïdjan et en particulier dans la région où la tournée en bus fut effectuée.
• En outre, le projet conçu et prépara des matériaux pour assurer la visibilité des évènements, destinés à être utilisés pendant et après ces événements: quatre vidéos de projet , un modèle de page web pour les projets de l'UE et divers articles promotionnels .